Terms of Reference (ToR)
Tender No: [008]
Supply of Cash Distribution Service
Date: 23/09/2024
1. Introduction
The Youth Without Borders Organization for Development (YWBOD) invites qualified companies and suppliers to submit bids for the provision of a cash distribution service for beneficiaries under the project "Improving Access to Food and Livelihood Opportunities" in Ashemayateen district, Taiz Governorate.
2. Objective of the Tender
The purpose of this tender is to select a qualified service provider to distribute cash transfers to 120 beneficiaries in the Ashemayateen district. The service aims to enhance access to food and livelihood opportunities over six distribution rounds from October 2024 to February 2025.
3. Scope of Work
The selected service provider will be responsible for:
- Distributing a total of 140,000 Yemeni Riyals per beneficiary over six distribution rounds.
- Ensuring cash delivery to beneficiaries, whose names are provided by the organization, in the designated areas.
- Complying with national and international regulations, including the ethical standards of humanitarian work.
- Maintaining the confidentiality and security of beneficiaries' data and ensuring no harm comes to them.
- Providing a female cadre to verify the identity of female beneficiaries before assistance delivery.
- Submitting all required documentation for financial reconciliation, including original receipts with beneficiaries' signatures or fingerprints, identity verification, and a detailed final report with all receipts signed and stamped by the official agency.
- Ensuring flexibility and responsiveness in case of the need to amend beneficiary data, replace beneficiaries, or cancel cash transfers.
- Allowing the installation of distribution banners and feedback boxes at distribution points.
- Opening an account with Kuraimi Islamic Bank, the bank used by the organization.
4. Eligibility Criteria for Bidders
All interested bidders must:
- Have a valid commercial registration, tax card, Zakat card, and a license to practice.
- Provide an initial bank guarantee of 2% of the bid value.
- Possess a money insurance policy.
- Demonstrate previous experience in similar projects.
- Submit policies for data protection and customer service.
- Have access points (branches or agents) in the Ashemayateen district, Taiz city.
5. Submission Guidelines
Bidders can obtain the bidding documents during official working hours from the organization's administration office at Al-Mojaliah area, along Arwa School Street, or via the organization's official email ( عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته. ). Alternatively, the documents can be downloaded from the advertisement.
- Deadline for Submission: All bids must be submitted by 12:00 PM (local time) on 06/10/2024. Late submissions will not be accepted and will be returned in their original condition.
- Submission Method: Bids should be submitted in a sealed envelope with red wax, clearly marked with the bidder's name, tender number, and the name of the project. Submissions can be made via the organization’s official email or delivered to Youth Without Borders Organization for Development, Taiz.
Required Documents: Bids must include the following:
- Initial bank guarantee (2% of the bid value)
- Valid commercial registration
- Valid tax card
- Valid Zakat card
- License to practice
- Money insurance policy
- Copies of previous contracts in the same field
- List of branches and agents in Ashemayateen district, Taiz
- Data protection policy
- Customer service policy
6. Evaluation Criteria
Bids will be evaluated based on the following criteria:
|
Percentage% |
Technical & financial criteria |
|
Prerequisite for entry into the tender |
Legal documents including (commercial register, tax card, professional practice permit, initial bank guarantee of 2% of the bid value valid for 3 months) are valid. |
|
15% |
Money insurance policy |
|
15% |
Previous experiences in the same field (3 previous contracts or certificates) |
|
5% |
A copy of the applicable data protection and security policy |
|
5% |
A copy of the applicable customer service policy |
|
5% |
Access points (list of the number of branches or agents in Taiz - Al Turbah - Ash Shamayatayn District) at least 3 branches - agent |
|
15% |
Attach valid professional practice certificates for 3 agents who will be dealt with in the Al-Shamayatayn Directorate. |
|
5% |
Attach an official written memorandum signed and stamped by the bidder submitting the tender, according to which he is obligated, if the tender is awarded, to deliver the financial evacuation for each financial payment that contains the following: - A report or statement of sending transfers from the electronic system, a hard copy and a sealed PDF copy - All receipt vouchers for transfers from the beneficiaries, including copies of the personal identification cards of the beneficiaries / recipients, a hard copy and a PDF copy - A comprehensive report showing all information about sending and receiving remittances and the status of the transfer (paid or unpaid) for each financial payment, a hard copy, a sealed PDF copy, and an Excel copy. - A final report for all financial payments showing all information about sending and receiving remittances and their status (paid or unpaid), a hard copy, a sealed PDF copy, and an Excel copy. |
|
35% |
The price of providing the service for one commission |
|
100% |
Total |
7. Opening of Bids
- The bids will be opened on 09/10/2024 at the headquarters of Youth Without Borders Organization for Development in the presence of bidders or their officially authorized representatives.
- All participants will be notified in advance of the time of the bid opening session.
8. Contact Information
For any inquiries or additional information, please contact us at:
- Phone: +967-777718297
- Email: عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.
9. Additional Notes
- The service fee for cash transfers should be specified in Yemeni Riyals.
- The winning bidder will be required to open an account with Kuraimi Islamic Bank for financial transactions related to this tender.
الشروط المرجعية لتقديم عطاءات لتوفير خدمة التوزيع النقدي
رقم المناقصة: [8]
توريد خدمة توزيع النقد
التاريخ: 23/09/2024
1. المقدمة
تدعو منظمة شباب بلا حدود للتنمية (YWBOD) الشركات والموردين المؤهلين لتقديم عطاءات لتوفير خدمة توزيع النقدي للمستفيدين في إطار مشروع "تحسين فرص الحصول على الغذاء وسبل العيش" في مديرية الشمايتين بمحافظة تعز.
2. هدف المناقصة
الغرض من هذه المناقصة هو اختيار مزود خدمة مؤهل لتوزيع التحويلات النقدية على 120 مستفيدًا في مديرية الشمايتين. تهدف الخدمة إلى تعزيز فرص الحصول على الغذاء وسبل العيش على مدى ست جولات توزيع من أكتوبر 2024 إلى فبراير 2025.
3. نطاق العمل
سيكون مقدم الخدمة المختار مسؤولاً عن:
- توزيع مبلغ 140,000 ريال يمني لكل مستفيد على مدى ست جولات توزيع.
- ضمان تسليم النقد للمستفيدين الذين قدمت المنظمة أسماءهم في المناطق المحددة.
- الالتزام باللوائح الوطنية والدولية بما في ذلك المعايير الأخلاقية للعمل الإنساني.
- الحفاظ على سرية وأمن بيانات المستفيدين وضمان عدم تعرضهم للأذى.
- توفير كادر نسائي للتحقق من هوية المستفيدات قبل تسليم المساعدات.
- تقديم جميع الوثائق المطلوبة للإخلاءات المالية بما في ذلك الإيصالات الأصلية مع توقيعات أو بصمات المستفيدين والتحقق من الهوية وتقرير نهائي مفصل مع توقيع وختم جميع الإيصالات من قبل الجهة الرسمية.
- ضمان المرونة والاستجابة في حالة الحاجة إلى تعديل بيانات المستفيدين أو استبدال المستفيدين أو إلغاء التحويلات النقدية.
- السماح بتركيب لافتات التوزيع وصناديق الشكاوى والمقترحات في نقاط التوزيع.
- فتح حساب في بنك الكريمي الإسلامي وهو البنك الذي تتعامل معه المنظمة.
4. معايير الأهلية للمتقدمين
يجب على جميع المتقدمين المهتمين:
- أن يكون لديهم سجل تجاري ساري المفعول وبطاقة ضريبية ورخصة مزاولة مهنة.
- تقديم ضمان بنكي أولي بنسبة 2% من قيمة العطاء.
- امتلاك بوليصة تأمين على الأموال.
- إثبات الخبرة السابقة في مشاريع مماثلة (ارفاق ثلاثة عقود سابقة في نفس المجال على الاقل).
- ارفاق نسخة من سياسة حماية البيانات وسياسة خدمة العملاء.
- وجود نقاط وصول (فروع أو وكلاء) في مديرية الشمايتين، مدينة تعز.
6. معايير التقييم
سيتم تقييم العطاءات على أساس المعايير التالية:
|
المعايير الفنية والمالية |
النسبة 100% |
|
الوثائق القانونية وتشمل (السجل التجاري، البطاقة الضريبية، تصريح مزاولة المهنة، الضمان البنكي الابتدائي بنسبة 2% من قيمة العطاء صالح لمدة 3 اشهر) سارية المفعول |
شرط أساسي للدخول في المناقصة |
|
بوليصة التأمين على الأموال |
15% |
|
الخبرات السابقة في ذات المجال ( عدد 3 عقود سابقة او شهائد ) |
15% |
|
نسخة من سياسة حماية وأمن البيانات المعمول بها |
5% |
|
نسخة من سياسة خدمة العملاء المعمول بها |
5% |
|
نقاط الوصول (قائمة بعدد الفروع او الوكلاء في تعز – التربة – مديرية الشمايتين ) على الأقل عدد 3 فروع -وكيل |
5% |
|
ارفاق شهائد مزاولة المهنة سارية المفعول لعدد 3 وكلاء سيتم التعامل معهم في مديرية الشمايتين |
15% |
|
ارفاق مذكرة خطية رسمية موقعة ومختومة من المتناقص المقدم على المناقصة يلتزم بموجبها في حال رست عليه المناقصة بتسليم الاخلاءات المالية لكل دفعة مالية تحتوي على ما يلي: - تقرير او كشف ارسال الحوالات من النظام الالكتروني نسخة ورقية ونسخة PDF مختومة - جميع سندات استلام الحوالات من المستفيدين متضمنة صور الهويات الشخصية للمستفيدين /المستلمين نسخة ورقية ونسخة PDF - تقرير شامل يوضح جميع معلومات ارسال واستلام الحوالات وحالة الحوالة (مدفوعة او غير مدفوعة ) لكل دفعة مالية نسخة ورقية ونسخة PDF مختومة ونسخة اكسل - تقرير نهائي لكل الدفعات المالية يوضح جميع معلومات ارسال واستلام الحوالات وحالتها (مدفوعة او غير مدفوعة) نسخة ورقية ونسخة PDF مختومة ونسخة اكسل. |
5% |
|
سعر تقديم الخدمة للعمولة الواحدة |
35% |
|
الاجمالي |
100% |
7. فتح العطاءات
- سيتم فتح العطاءات بتاريخ 09/10/2024 في مقر منظمة شباب بلا حدود للتنمية بحضور مقدمي العطاءات أو ممثليهم المعتمدين رسمياً.
- سيتم إخطار جميع مزودي الخدمة مسبقاً بموعد جلسة فتح العطاءات.
8. معلومات الاتصال
لأي استفسارات أو معلومات إضافية، يرجى الاتصال بنا على:
- الهاتف: +967-777718297
- البريد الإلكتروني: عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.
9. ملاحظات إضافية
- يجب تحديد رسوم الخدمة للتحويلات النقدية بالريال اليمني.
- سيُطلب من مقدم العطاء الفائز فتح حساب لدى بنك الكريمي الإسلامي للتعاملات المالية المتعلقة بهذه المناقصة.
تاريخ النشر: 2024/09/30م
